Skip to content
Home » ยกระดับ E-Document ให้รวดเร็ว ปลอดภัย ไร้พรมแดน ด้วย E-Signature

ยกระดับ E-Document ให้รวดเร็ว ปลอดภัย ไร้พรมแดน ด้วย E-Signature

Cover ยกระดับ e document

การเติบโตและการถือกำเนิดใหม่ของเทคโนโลยี ได้เปลี่ยนแง่มุมต่าง ๆ ในการใช้ชีวิตของเรา ทั้งการทำธุรกรรม การสื่อสาร การทำงาน ที่เน้นใช้ระบบออนไลน์กันมากขึ้น และแน่นอนว่า วิธีการจัดการกับเอกสารต่าง ๆ ก็ไม่มีข้อยกเว้น เอกสารแบบเดิมจะถูกแทนที่ด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) ที่มีความสะดวกในการใช้งาน มีประสิทธิภาพ จัดเก็บได้อย่างปลอดภัย รวดเร็ว และเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม 

องค์ประกอบสำคัญประการหนึ่งที่เพิ่มศักยภาพให้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) คือการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) ซึ่งจะช่วยเพิ่มความปลอดภัย ความถูกต้อง ความคล่องตัวในการทำธุรกรรมดิจิทัล และช่วยรับรองให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) ใช้งานได้อย่างถูกกฎหมาย 

และในบทความนี้ 8 Docu จะพาทุกคนไปดูผลกระทบและความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) เมื่อมีการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) เข้ามาเพิ่มศักยภาพในการทำงานร่วมกัน 

Banner E signatrue

E-Signature คืออะไร? 

ชื่อเต็ม ๆ คือ “Electronic Signature” แปลเป็นไทยได้ว่า ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงลายเส้นที่บ่งบอกถึงข้อมูล เอกลักษณ์ หรือตัวตนของเจ้าของลายเซ็นนั้น ๆ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ใช้เพื่อแสดงว่าบุคคลดังกล่าวได้ยอมรับข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น ๆ 

E-Document คืออะไร? 

ชื่อเต็ม ๆ คือ “Electronic Document” แปลเป็นไทยก็คือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง การทำเอกสารต่าง ๆ ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นการสร้างเอกสารใหม่ในคอมพิวเตอร์ สมาร์ตโฟน หรือการสแกนเอกสารจริงเป็นภาพเพื่ออัปโหลดขึ้นสู่ระบบคอมพิวเตอร์ก็ได้เช่นกัน 

Icon e signature

E-Signature ยกระดับความปลอดภัยและความถูกต้องให้กับ E-Document 

E-Signature คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้เพื่อแสดงว่าบุคคลดังกล่าว ได้ยอมรับข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น และยังสามารถเพิ่มความปลอดภัยในการใช้งานด้วยการเข้ารหัส (Encrypt) หรือเพิ่มใบอนุญาต (License) และใบรับรอง (Certification Authority) มายืนยันตัวตนในการใช้งาน ซึ่งจะทำให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) เป็นลายเซ็นที่ไม่สามารถแก้ไขหรือปลอมแปลงได้เหมือนกับลายเซ็นจริง  

เมื่อใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะมีการแก้ไขหรือปลอมแปลงเนื้อหาของเอกสารขึ้นมาใหม่โดยปราศจากการตรวจจับ ด้วยระบบที่ใช้พื้นฐานโครงสร้างกุญแจสาธารณะ (Public Key Infrastructure:PKI) จะช่วยทำให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่า เอกสารจะคงความสมบูรณ์ไปจนตลอดวงจรการใช้งาน ทำให้สามารถเพิ่มความน่าเชื่อถือและลดความเสี่ยงของการฉ้อโกงหรือการแก้ไขเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตได้ 

นอกจากนั้นการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) ยังสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังที่มาได้ว่า ลายเซ็นนั้นมาจากใคร ลงนามยืนยันในเอกสารใด จึงทำให้ผู้เซ็นลายเซ็นไม่สามารถปฏิเสธความรับผิดชอบจากข้อความที่ตนเองลงลายมือชื่อได้อีกด้วย 

E-Signature เพิ่มความคล่องตัวในการทำธุรกรรมกับ E-Document 

ก่อนหน้าที่เราจะมีการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) และ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) เราจำเป็นที่จะต้องเซ็นชื่อลงในเอกสารจริงที่จับต้องได้ นั่นหมายความว่ามันจะต้องมีขั้นตอนต่าง ๆ  ในการจัดการเอกสารเช่น การพิมพ์ การจัดส่ง การเซ็น การสแกนเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร ซึ่งใช้เวลาในการจัดการที่มากกว่า อีกทั้งยังสิ้นเปลืองทรัพยากรบุคคลที่ต้องมาดูแลจัดการเอกสารเหล่านี้อีกด้วย 

การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) และ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) ได้ปฏิวัติวิธีการทำงานของธุรกรรมดิจิทัล ทำให้การลงนามในสัญญา ข้อตกลง หรือแบบฟอร์มยินยอมรับทราบข้อมูล สามารถทำได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ตรวจสอบได้ ใช้ได้จริงในทางกฎหมาย ช่วยลดระยะเวลาในการจัดการเอกสาร และลดการใช้ทรัพยากรบุคคลโดยไม่จำเป็น ที่สำคัญคือช่วยเร่งกระบวนการอนุมัติและตรวจสอบเอกสาร ทำให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้อย่างคล่องตัวและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น 

E-Signature และ E-Document ทำธุรกรรมได้อย่างไร้พรมแดน 

การทำสัญญาข้ามประเทศโดยใช้เอกสารจริง เป็นเรื่องที่ยุ่งยาก ใช้เวลาและต้นทุนในการจัดส่งเอกสารค่อนข้างมาก ทั้งยังเสี่ยงต่อการตกหล่นหรือการสูญหายของเอกสาร ซึ่งจะทำให้ระบบการทำงานขององค์กรขาดความไหลลื่น และถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ ช้ากว่าที่ควรจะเป็น 

การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) และ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) จะช่วยให้เราสามารถทำสัญญาหรือตรวจสอบและเซ็นเอกสารจากที่ใดก็ได้ ขอเพียงแค่มีสมาร์ตโฟน แท็บเล็ต คอมพิวเตอร์ และอินเตอร์เน็ต ทำให้สามารถจัดการเอกสารข้ามประเทศได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องกังวลเรื่องค่าใช้จ่าย ระยะเวลาในการจัดส่ง และความเสี่ยงในการสูญหายอีกต่อไป 

E-Signature และ E-Document ช่วยเพิ่ม Workflow ในองค์กร 

พนักงานฝ่ายบัญชีหรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับการเงิน อาจจะเคยประสบกับปัญหาที่ว่า ส่งเอกสารให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง หรือหัวหน้าฝ่าย และผู้บริหารแล้ว แต่ยังไม่รู้ว่าใครได้รับแล้วบ้าง มีใครเซ็นแล้วบ้าง ต้องคอยสอบถาม คอยตามเรื่องเอกสารกันอยู่เป็นประจำ 

แต่ E-Signature และ E-Document จะช่วยให้ปัญหานี้หมดไป เนื่องจากระบบของ E-Document จะสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลาว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งไปนั้น ถูกเปิดอ่านแล้วหรือยัง มีการเซ็นเอกสารแล้วหรือไม่ เมื่อเซ็นแล้วเอกสารจะถูกส่งต่อไปให้ใคร ช่วยลดภาระหน้าที่ของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารดังกล่าว เพียงแค่ใช้สมาร์ตโฟนหรือคอมพิวเตอร์ ก็สามารถรู้ได้ทันทีว่าเอกสารที่ส่งไป กำลังอยู่ในขั้นตอนไหนของการทำงานแล้ว 

E-Signature และ E-Document อนุมัติเร็วทันใจ ไม่ต้องรอนาน 

เรื่องเงินเรื่องทอง บางทีรอไม่ได้! การทำธุรกรรมหรือสัญญาทางการเงินด้วยเอกสารจริง หลายต่อหลายครั้งต้องใช้เวลาในการตรวจสอบก่อนการอนุมัติเป็นเวลานานหลายวันหรือหลายสัปดาห์ โดยเฉพาะหากมีการผิดพลาดในเรื่องของตัวเลข จะต้องทำการพิมพ์เอกสารขึ้นใหม่ ส่งต่อใหม่ ตรวจสอบใหม่ และทำการเซ็นใหม่อีกครั้ง แต่กลับกัน การใช้ E-Signature ร่วมกับ E-Document จะทำให้ผู้เซ็นอนุมัติสามารถตรวจสอบเอกสารได้อย่างรวดเร็ว หากมีตัวเลขที่ต้องแก้ไข ผู้จัดทำเอกสารก็สามารถแก้ไขและส่งต่อให้กับผู้เซ็นอนุมัติได้ในทันที โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาเซ็นด้วยปากกาให้ยุ่งยากเสียเวลา ทำให้การอนุมัติเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ได้รับเงินในการทำโครงการหรือใช้จ่ายต่าง ๆ อย่างรวดเร็วมากกว่าการทำธุรกรรมผ่านเอกสารจริงแบบเดิม 

หากคุณกำลังมองหาเทคโนโลยีที่จะช่วยให้การทำงานด้านเอกสารของคุณเป็นไปอย่างปลอดภัย สะดวก รวดเร็ว ลื่นไหล และมีประสิทธิภาพ เลือกใช้งานระบบ E-Signature และ E-Document จาก 8Docu  

สะดวก รวดเร็ว ครอบคลุมทุกการใช้งานด้านเอกสาร ปลอดภัยด้วยเทคโนโลยีบล็อกเชน มีระบบความน่าเชื่อถือระดับ AAL Level 3 ใช้งานได้แบบไม่จำกัดจำนวนเอกสาร 

บอกลาการใช้เอกสารแบบเก่า ก้าวสู่วันใหม่ที่ปลอดภัยกว่า รวดเร็วกว่า เพื่อประสิทธิภาพที่สูงกว่าในการทำงานได้แล้ววันนี้ เลือก E-Signature และ E-Document จาก 8Docu 

#DV8 #DV8Thailand #8Docu #ITSolution #ESignature #EDocument